Logistiek dienstverlener Neele-Vat heeft een geautomatiseerde oplossing voor zijn orderinvoerproces gevonden waarmee het klanten een hoger serviceniveau kan bieden. “We hebben naar verschillende leveranciers gekeken maar de orderconvertor van Simply Deliver kwam duidelijk als beste uit de bus”, zegt IT-manager Edwin Valstar. De oplossing is inmiddels live en de eerste ervaringen zijn positief. “We zijn sneller en flexibeler geworden.”  

Neele-Vat is een full service logistieke dienstverlener met negenhonderd mensen in dienst en vestigingen verspreid over heel Europa. Het bedrijf biedt een breed spectrum aan hoogwaardige logistieke diensten op het gebied van wegtransport, zeevracht, luchtvracht, douane en warehousing. Om als multimodale ketenregisseur alle schakels perfect op elkaar af te stemmen moet het Rotterdamse familiebedrijf over geavanceerde ICT-systemen beschikken. Simply Deliver is gespecialiseerd in cloudoplossingen voor multimodaal transport management, realtime uitwisselen van data en supply chain visibility.

Tijdrovend en foutgevoelig
“Voor onze transportactiviteiten krijgen wij dagelijks vele orders te verwerken”, vertelt Edwin Valstar, IT-manager bij Neele-Vat. “De meeste opdrachten komen binnen per mail met daarbij een bijlage met de details. Meestal is dit een PDF- of een Excel-bestand, maar ongestructureerde Word-documenten komen ook nog voor. Veel van deze orders moeten handmatig worden ingevoerd, wat tijdrovend en ook foutgevoelig is. We waren al geruime tijd op zoek naar een partij die hier een oplossing voor kon bieden, maar een geschikte partij vonden we niet. Tot we in contact kwamen met Simply Deliver.”

Proof of concept
Eén van de oplossingen die Simply Deliver biedt is de zogenaamde Simply Converter, een gebruiksvriendelijke en pragmatische tool voor het automatisch omzetten van losse bestanden tot records in een order management systeem. Hiermee worden de genoemde nadelen van handmatig overtikken ondervangen terwijl opdrachtgevers hun orders op dezelfde manier kunnen blijven versturen. “We hebben ook naar oplossingen van andere leveranciers gekeken, maar die waren een stuk complexer of minder betrouwbaar”, zegt Valstar. “Tijdens de proof of concept kwam Simply Deliver duidelijk als beste uit de bus. Ze hadden binnen een week al een perfect werkende template gebouwd, wat bewijst dat ze snel kunnen schakelen.”

Zelf software configureren
Een groot voordeel van de Simply Converter ten opzichte van andere oplossingen is dat Neele-Vat zelf de templates kan inrichten. “We hebben veel grote klanten die hun orders allemaal op verschillende manieren aan ons doorgeven. Om dat te automatiseren moet je per klant eenmalig een ordertemplate inregelen en dan is het prettig dat je niet op derden bent aangewezen. De software van Simply Deliver is eenvoudig van opzet en onze mensen hebben hier ook goede trainingen voor gehad. Hierdoor kunnen we ook zelf ingrijpen als er iets misgaat en zijn we niet voor ieder wissewasje afhankelijk van onze ICT-leverancier. Overigens zijn de mensen van Simply Deliver heel toegankelijk en liggen er korte lijnen naar het ontwikkelteam. Dus als je ze eens nodig hebt, krijg je dingen snel voor elkaar.”

Hogere kwaliteit dienstverlening
Inmiddels is de Simply Converter in gebruik genomen en profiteert Neele-Vat volop van de efficiencyvoordelen. “Dit scheelt ons echt heel veel tijd, zeker bij de complexere orders waar veel administratieve handling in zit. Het maakt ons bovendien flexibeler: tijdens piekmomenten kunnen we op volle snelheid orders blijven verwerken terwijl we voorheen aan de maximumcapaciteit van mensen waren gebonden.” Maar het belangrijkste is dat ook de klanten van Neele-Vat profiteren, benadrukt hij. “Nu het order entry proces zo soepel verloopt, zijn de doorlooptijden gedaald en worden er minder fouten gemaakt. Dit betekent richting klanten dat je betrouwbaarder wordt in je proces en meer kwaliteit biedt in je dienstverlening.”

Oplossing met potentie
Nu de eerste toepassingen tot zulke positieve resultaten hebben geleid, is Valstar voornemens om de software van Simply Deliver ook op andere plekken binnen het bedrijf in te zetten. “We hebben tot nu toe alleen naar de invoer van transportorders gekeken, maar  binnen Neele-Vat hebben we ook andere orderstromen, zoals voor onze warehouse-activiteiten en de douane-afhandeling. Het gaat dan weliswaar om andere gegevens maar de essentie is hetzelfde en ook die stromen zou je met de converter prima kunnen automatiseren. De Simply Converter is een oplossing met veel potentie die we breed kunnen inzetten. Hier gaan we binnen Neele-Vat nog veel plezier aan beleven.”

“De Simply Converter is een oplossing met potentie die we breed kunnen inzetten”

Edwin Valstar, IT-manager bij Neele-Vat