- Exportdocumentatie
De basis van elke exportzending bestaat uit de commerciële factuur, paklijst, transportdocument (bijv. Bill of Lading of Air Waybill) en afhankelijk van de goederen aanvullende certificaten zoals oorsprongscertificaten, fytosanitaire verklaringen of exportvergunningen.
- Aangifte bij de douane
De exporteur of diens expediteur dient een uitvoeraangifte (EX-A) in via het elektronische douanesysteem. Hiermee wordt de zending officieel geregistreerd bij de douaneautoriteiten.
- Controle en vrijgave
De douane controleert of de documenten correct zijn en kan een fysieke inspectie uitvoeren. Bij goedkeuring krijgt de zending een uitgangsbevestiging en kan deze verder reizen.
- Afhandeling van heffingen en regelgeving
Hoewel bij export meestal geen invoerrechten of btw binnen de EU verschuldigd zijn, gelden vaak wel heffingen of restricties in het bestemmingsland. Vooraf inzicht hierin voorkomt vertragingen of extra kosten.
- Transport en opvolging
Na vrijgave wordt de zending vervoerd naar het bestemmingsland. Daar volgt een nieuwe douane-afhandeling voor inklaring en toepassing van lokale regelgeving.