Welke documenten heb je nodig voor import in de EU?

10-10-2025

Bij het importeren van goederen in de Europese Unie komt meer kijken dan alleen transport en opslag. Correcte douanedocumenten zijn onmisbaar om zendingen snel en probleemloos door de grens te krijgen. Voor inkopers, logistiek managers en planners is inzicht in de vereiste documentatie essentieel om vertragingen, extra kosten en compliance-risico’s te voorkomen.

Context & uitdaging

De EU hanteert strikte douane- en kwaliteitsregels voor de import van goederen. Afhankelijk van de productgroep en herkomst kunnen verschillende documenten vereist zijn. Een ontbrekend certificaat of foutieve aangifte kan leiden tot vertragingen, boetes of zelfs inbeslagname van goederen. Bedrijven hebben daarom baat bij een partner die ervaring heeft met internationale douaneprocedures en sector-specifieke regelgeving.

Welke documenten zijn nodig voor import in de EU?

Handelsdocumenten

Commerciële factuur – met duidelijke omschrijving van de goederen, waarde en valuta.
Paklijst – details over inhoud, aantallen, gewichten en verpakkingen.
Transportdocument – zoals een Bill of Lading (zeevracht), Air Waybill (luchtvracht) of CMR (wegtransport).

Douanedocumenten

Invoeraangifte (IM-A) – elektronische aangifte bij de douaneautoriteiten.
HS-codes (tariefindeling) – bepalen de juiste invoerrechten en btw.
Bewijs van oorsprong – zoals een EUR.1-certificaat, ATR of Certificate of Origin voor preferentiële tarieven.

Product- en sectorspecifieke documenten

Afhankelijk van het type goederen kunnen aanvullende documenten vereist zijn:

Gezondheidscertificaten (food en agrarische producten).
Fytosanitaire certificaten (planten en bloemen).
Veterinaire certificaten (dierlijke producten).
Conformiteitsverklaringen (CE-markering) (machines en elektronica).
GDP- of GMP+-certificaten (farmaceutische producten en diervoeder).

Fiscale en compliance-documenten

EORI-nummer – registratie bij de douane voor importeurs.
BTW-documentatie – voor fiscale afhandeling in het land van bestemming.
Vergunningen of quota’s – bij gereguleerde producten zoals chemie of strategische goederen.

Context & uitdaging

De EU hanteert strikte douane- en kwaliteitsregels voor de import van goederen. Afhankelijk van de productgroep en herkomst kunnen verschillende documenten vereist zijn. Een ontbrekend certificaat of foutieve aangifte kan leiden tot vertragingen, boetes of zelfs inbeslagname van goederen. Bedrijven hebben daarom baat bij een partner die ervaring heeft met internationale douaneprocedures en sector-specifieke regelgeving.

Welke documenten zijn nodig voor import in de EU?

Handelsdocumenten

Commerciële factuur – met duidelijke omschrijving van de goederen, waarde en valuta.
Paklijst – details over inhoud, aantallen, gewichten en verpakkingen.
Transportdocument – zoals een Bill of Lading (zeevracht), Air Waybill (luchtvracht) of CMR (wegtransport).

Douanedocumenten

Invoeraangifte (IM-A) – elektronische aangifte bij de douaneautoriteiten.
HS-codes (tariefindeling) – bepalen de juiste invoerrechten en btw.
Bewijs van oorsprong – zoals een EUR.1-certificaat, ATR of Certificate of Origin voor preferentiële tarieven.

Product- en sectorspecifieke documenten

Afhankelijk van het type goederen kunnen aanvullende documenten vereist zijn:

Gezondheidscertificaten (food en agrarische producten).
Fytosanitaire certificaten (planten en bloemen).
Veterinaire certificaten (dierlijke producten).
Conformiteitsverklaringen (CE-markering) (machines en elektronica).
GDP- of GMP+-certificaten (farmaceutische producten en diervoeder).

Fiscale en compliance-documenten

EORI-nummer – registratie bij de douane voor importeurs.
BTW-documentatie – voor fiscale afhandeling in het land van bestemming.
Vergunningen of quota’s – bij gereguleerde producten zoals chemie of strategische goederen.

Wat zijn de grootste uitdagingen?

Onjuiste of ontbrekende HS-codes die leiden tot verkeerde invoerrechten.
Gebrek aan oorsprongscertificaten waardoor preferentiële tarieven niet toegepast worden.
Landenspecifieke restricties of certificaatvereisten die niet bekend zijn bij de importeur.
Tijdsdruk door just-in-time supply chains en strikte leverdata.

Onze kracht is ons team

Onze ware kracht ligt bij onze medewerkers, die met innovatie en een persoonlijke aanpak ons tot een wereldwijd toonaangevend logistiek bedrijf maken. Zij zijn toegewijd aan het waarmaken van beloften en het bieden van klantgerichte oplossingen bij elke logistieke uitdaging.

Daarnaast vormt onze unieke familie van diverse gespecialiseerde bedrijven onze ruggengraat. Deze combinatie van kennis en ervaring maakt ons niet alleen veelzijdig, maar versterkt ook onze veerkracht. Elke afdeling draagt bij aan de groei en het succes van Neele-Vat, allemaal verenigd door een gemeenschappelijke visie en inzet.

Als één hecht familiebedrijf staan we klaar om elke uitdaging aan te gaan en onze klanten overal ter wereld te ondersteunen.

Kom hier meer te weten over onze mensen.

Onderdeel van de Neele-Vat familie

Dit zijn organisaties binnen onze familie. Het zijn local heroes met een eigen specialisatie, actief in uiteenlopende regio’s wereldwijd. Dankzij hun lokale kennis en expertise bieden zij maatwerkoplossingen die onze gezamenlijke kracht versterken.

Praktijkvoorbeeld

Een Aziatische elektronica-exporteur leverde goederen aan klanten in Duitsland en Frankrijk. Door gebruik te maken van de douane-expertise van Neele-Vat werden alle benodigde documenten – van oorsprongscertificaten tot CE-conformiteitsverklaringen – foutloos geregeld. De goederen werden zonder vertraging ingeklaard, wat zorgde voor 100% leverbetrouwbaarheid en een soepele markttoegang.

Conclusie – Key takeaways

Voor import in de EU zijn handels-, douane- en sectorspecifieke documenten vereist.
Correcte HS-codes, oorsprongscertificaten en vergunningen voorkomen vertragingen.
Een EORI-nummer en btw-afhandeling zijn altijd noodzakelijk.
Neele-Vat ondersteunt met eigen douane-afdeling, digitale systemen en bonded warehouses.
Zo blijven importstromen compliant, efficiënt en betrouwbaar.

Welke documenten heb je nodig voor import in de EU?

Veelgestelde vragen

Is een EORI-nummer altijd verplicht voor import in de EU?

Ja, zonder EORI-nummer kunnen geen invoeraangiftes worden gedaan.

Welke documenten zijn standaard nodig voor elke importzending?

Altijd een commerciële factuur, paklijst en transportdocument, aangevuld met douaneformulieren.

Kan Neele-Vat ook import regelen voor bedrijven zonder EU-vestiging?

Ja, via fiscale vertegenwoordiging en bonded warehousing.

Gespecialiseerd in transport van diverse goederen

ADR

Als je bedrijf gevaarlijke stoffen vervoert, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat alle activiteiten veilig worden uitgevoerd. Wij specialiseren ons hierin.

Lees verder

GMP+

Wanneer je als bedrijf diervoeder vervoert, gelden hier strenge regels voor, zowel voor diervoeder als voor alle daaraan gerelateerde producten.

Lees verder

FMCG

Consumptiegoederen hebben doorgaans een hoge doorloopsnelheid en moeten dus vooral snel en efficiënt vervoerd worden. Wij zijn uw specialist.

Lees verder

FSSC 22000

Bedrijven die levensmiddelen behandelen, in welke vorm dan ook, zijn volgens een verordening verplicht om te werken aan voedselveiligheid.

Lees verder

En specialisten in transport naar: Frankrijk Duitsland Engeland Zwitserland Ierland Noorwegen Italië België Polen

Wegtransport Europa

Via het netwerk van Neele-Vat kunt u uw groupage zendingen, deelpartijen en compleetladingen snel en betrouwbaar naar iedere bestemming in Europa versturen. Wij zijn uw partner voor Europees transport, maar ook voor Intermodaal vervoer en Express zendingen. Vraag nu uw offerte aan en ervaar onze service zelf.

Transport offerte aanvragen